Was macht Meetings richtig stark?

8. März 2023

Meetings sind ein fester Bestandteil unseres Büro- Alltags. Online wie offline. Das Spektrum reicht vom inspirierenden Austausch mit Kollegen bis zum endlosen demotivierenden Call.

Meetings prägen die Kultur unseres Miteinanders und sind damit ein wertvoller Hebel, um nachhaltig unser „Zusammenarbeiten“ aber auch unser „Zusammentreffen“ im Team zu gestalten.

Bei den vielen Meetings, die wir im Laufe eines Tages haben, wäre es doch eine Verschwendung, die Gelegenheit für Verbundenheit, Motivation, gemeinsame Erfolge und gegenseitige Inspiration nicht zu nutzen.

Ich möchte euch 5 Tools vorstellen, wie Team-Meetings analog und auch digital zum Erfolg führen.

Seit meiner Ausbildung zur Mediatorin und Trainerin vor 10 Jahren nutze und trainiere ich diese Tools mit großem Erfolg.

1. Störung hat Vorrang.
Zwischenmenschliche Spannung und unausgesprochene Differenzen können jedes Meeting in der Konstruktivität behindern.
Wenn eine Gruppe miteinander funktioniert und im Flow ist, kann sie jeden noch so schwierigen Prozess bewältigen. Wenn zwischenmenschliche Spannungen im Team herrschen, dann kann der einfachste Prozess zum Hindernis werden.
Daher ist meine Devise: Zusammenarbeit vor Prozess.
Wenn Ihr akut zwischenmenschliche Spannungen bemerkt, dann solltet Ihr dies transparent adressieren. Nicht jede Spannung kann direkt gelöst werden. Aber es kann ein extra Stimmungs-Meeting anberaumt werden, um über die Spannungen, Ursache und Lösung zu sprechen. Oft gelingt es schon durch das Wissen, dass dieses Extra-Meeting vereinbart wurde, die Konzentration der Meeting-Teilnehmer auf das zu bearbeitende Thema wiederherzustellen.
Generell empfehle ich, in regelmäßigen Abständen Meetings ausschließlich für den zwischenmenschlichen Austausch zum Besprechen Eurer Zusammenarbeit zu organisieren: Was läuft gut, was ist holprig, wie könnt Ihr gewisse Zustände verbessern. Ohne fachliche Agenda.

2. Kein Meeting ohne „Check In“.
„Worauf kannst Du heute verzichten?“
„Was hat Dich heute morgen zum Lächeln gebracht?“
„Welche Superkraft bringst Du heute mit?“

Egal, ob online oder offline! Jeder kommt von irgendwo: Entweder hat er gerade das Kind in die Kita gebracht oder sie hatte gerade eine zähe Verhandlung mit einem Kunden oder ein nettes Lunch mit einer Kollegin. Wir Menschen kommen immer von irgendwo.

Eine Methode, um schnell Präsenz und Fokus im Meeting zu erzeugen:
Starte mit einer „Check In- Frage“!
Das Ziel von „Check In“- Fragen ist es, den Fokus und die Aufmerksamkeit im jetzigen Meeting zu haben und nicht noch mit den Gedanken in der übervollen „To-do-Liste“ zu hängen. Gleichzeitig ist es ein dynamischer und schneller Einstieg, der durch die kreative Fragestellung Aufmerksamkeit erzeugt. Infolgedessen macht das Zuhören Freude und schafft Verbundenheit. Alle Teilnehmer:innen kommen gleich zu Beginn zu Wort, was für eine höhere Beteiligungsquote im gesamten Meeting sorgt. Falls Du Inspiration für Check In- Fragen brauchst, kannst Du Dir diese auf meiner Homepage herunterladen. Hierzu habe ich ein PDF mit 50 Check In-Fragen zu unterschiedlichen Meeting- Anlässen zusammengestellt. Es gibt natürlich auch ein paar Tipps und Tricks, wie die Check In- Fragen am besten gelingen, alles dazu im PDF.

3. Bereite Dich innerlich auf das Meeting vor.
Was für eine Atmosphäre möchte ich im Meeting? Wie möchte ich mich fühlen in diesem Meeting? Wie möchte ich, dass sich die Teilnehmer fühlen? Gestalte dies bewusst im Voraus. Wenn Du im Vorfeld schon denkst: „Uff, das wird heute wieder zäh“, gehst Du mit einer inneren Schwere und Abwehrhaltung in das Meeting. Ein ganz anderer Ansatz wäre: „Heute werden wir einen inspirierenden Austausch habe, ich wähle Check In 3 mit bester Laune und werde straff moderieren.“ Das Meeting wird garantiert anders verlaufen. Probier es aus.
Überlege auch, ob das Meeting Trigger-Potential hat: Trigger kommen meist nicht ganz überraschend. Meist wissen wir „WER“ und „WAS“ Trigger-Potential hat. Überlege Dir im Vorfeld genau, wie Du darauf reagieren möchtest.

4. Halte den Raum.
Ich mag den Begriff „Den Raum halten“. Er umschreibt sehr gut, was notwendig ist, gemeinsam bereichernden Austausch zu erleben, verantwortungsvoll mit der Zeit umgehen und durch einen klar abgesteckten Rahmen das Ziel im Fokus zu behalten.

5. Zeit im Griff.
Ein starkes Time-Keeping ist oft herausfordernd. Nichts ist frustrierender, als an einem kompliziert zu diskutierenden Punkt nicht weiter zu kommen. Habt die Zeit im Blick und führt immer wieder wertschätzend die Teilnehmer zum Kern der Frage oder auch mal zum nächsten Punkt. In diesen Fällen kann es auch hilfreich sein, gemeinsam in die Metaebene zu gehen: was passiert hier gerade und wie können wir zielführend weiterkommen?

Ziel der Meetings sollte es sein, gewinnbringend, verbindend und zielorientiert zu sein.
Aus guten Meetings gehen die Teilnehmer klar und bereichert heraus und nicht frustriert und erschöpft.

Ich wünsche Euch viel Freude bei Euren erfolgreichen Meetings.